Apartman Yönetim Programı 1.0 Kullanım Kılavuzu

Sitemizin en yeni programlarından biri olan Apartman Yönetim Programının çıktığını daha önce duyurmuştuk.Programımıza geçen zamanda ilginin oldukça yoğun olduğunu gördük. Bu nedenle hem programı daha iyi tanımanız hem de program içeriğini öğrenmeniz için Apartman Yönetim Programı 1.0 Kullanma Kılavuzunu hazırladık. İşte programımızın ayrıntıları ve özellikleri:

APARTMAN YÖNETİM PROGRAMI 1.0 KULLANIM KILAVUZU

                Apartman yönetim programı 1.0 apartman yöneticilerinin apartman idarelerinde kolayca kullanılması için Excel 2007 de tasarlanmış kullanımı oldukça kolay bir programdır. Bu programla 100 kişiye kadar üyesi olan bir apartmanı ya da siteyi idare etmeniz mümkündür. Programda yeni üye girişlerinden gelir ve gider  takibine, yıllık gelir gider takibinden raporlar almaya kadar pek çok konuda yardımcı olabilecek özellikler mevcuttur. Apartman Yönetim Programı 1.0 hiçbir makro ve visual basic kodları kullanmadan sadece Excel formülleri ile hazırlanmıştır. Bu özelliği ile makro ve kodlarla bulaşabilecek virüs yazılımlarına da uzaktır. (excelde programlar sadece formüllerle de yazılıyor olsa virüs taramasından geçirmenizi tavsiye ederiz.Böylece güvenliğinizi korumuş olursunuz.) Bu kadar özellikli bir programı kullanmak zor mu? Bu sorunun cevabı hayır. Zira bu programı kullanmak oldukça kolay. Tek yapmanız gereken gider kalemlerinizi ve topladığınız aidatları girmek. Hepsi bu kadar. Şimdi programın özelliklerine ve nasıl kullanıldığına bakalım:

ANA SAYFA:

Apartman Yönetim Programı 1.0 makrolar ve visual basic kodları kullanılmadığı için birbirine bağlı ve döngüsel çalışan sayfalardan oluşturuldu. Programın düzgün çalışması için bu sayfaların silinmemesi ve değiştirilmemesi gerekir. Ve yine programın düzgün çalışması için eğer Excel bilginiz yoksa başka formüllerin eklenmemesini tavsiye ederiz. Programın düzgün çalışması ve formüllerin değiştirilmemesi için her sayfaya parolalar konuldu. Sadece değer girebileceğiniz hücreler açıkken genelde sarı gördüğünüz bölgeler sayfa korumalarıyla engellendi.  Buradaki amacımız yanlışlıkla formüllerin ve sayfaların silinmesini engellemekti. Her sayfada gerekli değerleri girebileceğiniz hücreler ise daima açıktır. Buralara parolalar olmadan dilediğiniz gibi değer girebilirsiniz.

Apartman Yönetim Programı 1.0 ‘ın ana sayfası resimlerden de görüldüğü üzere oldukça geniş içeriklerle donatıldı. Programın her sayfası bir butonla ana sayfaya bağlandı. Yani hangi sayfada olursanız olun ana sayfaya ulaşmak için ana sayfa butonunu kullanmanız yeterlidir. En üst sekmelerde üye listeleriniz aylık toplu gelirlerinizi ,giderlerinizi ve yıllık işlemlerinizi takip edebileceğiniz bölümler  mevcuttur. Bunun yanında yine ana sayfanın en üst bölümünde günlük tarihi, saati ve mevcut üye sayınızı görebileceğiniz bir alan mevcuttur.

 

Ana sayfanın sol ve en alt bölümü anlık bilgileri alabileceğiniz içerikle donatıldı. Sol bölümlerde üye bilgilerinize ulaşabilir ,aylık gelir ve giderlerinizi devreden bakiyelerinizle takip edebilir , kasa durumunuzu görebilirsiniz. En alt bölümde aylık her üyenizin ödeyeceği aidatlarını ,ödediği aidatları sıcak su miktarlarını ve tutarlarını eksik,fazla ve gecikme cezalarını takip edebilirsiniz.

Yine ana sayfada aylık gelirlerinizi, giderlerinizi ve sıcak su girişlerini yapabileceğiniz butonlar mevcuttur. Her buton sizi ilgili sayfaya götürecek ve veri girişlerinizi kolayca yapmanızı sağlayacaktır. Bunun yanında aylık gelir ve gider raporlarını alabileceğiniz,üyelerinizin aylık dökümlerini görebileceğiniz butonlar da mevcuttur. Bu bölümlerle kolayca rapor  alabilirsiniz.

  

ÜYE LİSTESİ:

Ana sayfada üye listesi butonuna tıkladığınızda sizi üye listesi sayfası karşılamaktadır. Bu bölüme üyelerinizin önce kapı numaralarını, adını soyadını, dairelerini, ev iş ve cep telefonlarını, email adreslerini ev sahibi mi yoksa kiracı mı olduklarını yazabilir ya da üye bilgilerini değiştirebilirsiniz. Bu bölüme gireceğiniz her bilgiyi ana sayfada sol bölümde bulunan üyelerinizi bulun bölümünden de görebilirsiniz. Üye listesi bölümünde her yeni üye girdiğinizde üye sayınız otomatik olarak değişmektedir.  Üye listesine 100 kişiye kadar üye ekleyebilirsiniz. Bu sayfada ve genelde bütün sayfalarda bulunan süzgeçler yardımıyla üyelerinizi kolayca süzerek aradığınız üye bilgilerini zahmetsizce bulabilirsiniz.

GELİRLER:

Gelirler butonuna tıkladığınızda gelirler sayfasına yönlendirilirsiniz. Bu bölümde ay ay gelirlerinizi, giderlerinizi, alık gelir farklarınızı devir sonuçları ile birlikte görebilirsiniz.  Bu bölüme herhangi bir değer girmezsiniz.

GİDERLER:

.





Giderler butonuna tıkladığınızda giderler sayfasına yönlendirilirsiniz. Bu bölümde ay ay giderlerinizi, gelirlerinizi, alık gider farklarınızı devir sonuçları ile birlikte görebilirsiniz.  Bu bölüme de herhangi bir değer girmezsiniz.

 

YILLIK İŞLEMLER:

Yıllık İşlemler butonuna tıkladığınızda yıllık işlemler sayfasına yönlendirilirsiniz. Bu bölümde her  yıl sonunda işlem yaparsınız. Bu bölüme yıllık gelir ve giderlerinizi elle girmeniz gerekmektedir. (Bu bölümde elle girmenizin nedeni programı her yıl kullanmanız içindir.)Bu sayfaya elle yıllık gelir ve giderlerinizi girdiğinizde devreden bakiyeniz devreden sonuçları ile birlikte otomatik yansıyacaktır. Yıllık gelir ve gider tutarlarınızı ise yine aynı sayfadaki  “ŞU AN Kİ YILLIK GELİRİNİZ VE ŞU AN Kİ YILLIK GİDERİNİZ”  verilerini kullanarak girebilirsiniz. Çünkü bu veriler  o ana kadar gerçekleşmiş toplam gelirinizi ve giderinizi göstermektedir.

AYLIK GİDERLER:

Aylık giderler sayfaları giderlerinizi gireceğiniz sayfalardır. Ana sayfada yeşil renkli 12 aya ayrılmış bu butonlara bastığınızda ilgili sayfaya yönlendirilirsiniz. Hangi aya ait gider girmek istiyorsanız o aya ait butona basmanız yeterli. Her aylık gider sayfasında aşağıda resimlerde gördüğünüz bölümler bulunmakta. Aylık giderlerinizi sınıf sınıf girebileceğiniz bu alanda aynı zamanda girdiğiniz verilerin otomatik toplamını gösteren bir bölüm bulunmakta. Siz aylık giderlerinizi girdikçe veriler otomatik toplanmakta ve üyelerinize aylık gelirler sayfasında otomatik paylaştırılmaktadır. Aylık giderlerde bulunan bölümlerde sabit giderler,demirbaş giderleri, personel giderleri ve doğalgaz giderlerinin girişini ayrı ayrı yapmanız mümkündür. Sistem doğalgaz giderlerinizi topladıktan sonra kapıcı dahil üye sayınıza otomatik bölmekteyken sabit gider, personel giderleri ve demirbaş giderlerini ise yine otomatik toplamakta ama kapıcı hariç otomatik bölmektedir.Hem bu sayfada hem diğer sayfalarda yapacağınız işlemleri gösteren mavi kutucuklu bilgi yönergerlerini bulmanız da mümkündür.

AYLIK GELİRLER:

Aylık gelirler sayfaları da gelirlerinizi yani toplayacağınız aidatları görebileceğiniz veya topladığınız aidatları girebileceğiniz sayfalardır. Ana sayfada bulunan pembe renkli butonlara tıkladığınızda ilgili sayfaya yönlendirilirsiniz. Yani hangi aya ait aidat girecekseniz o aya ait butonu tıklamanız yeterlidir. Program sizi ait olan ay  sayfasına yönlendirecektir. Bu bölümde en üst bölümde daha önce o aya ait girdiğiniz gider kalemlerinin toplamı gözükmektedir. Sistem bu oranları üyelerinize otomatik bölmekte ve her üyeye otomatik yansıtmaktadır. Program sabit giderler, personel giderleri ve demirbaş giderlerine kapıcıyı dahil etmezken doğalgaz ve sıcak su tutarlarına kapıcıyı da dahil etmektedir. Yine bu bölümde önceki aydan devreden eksik, fazla ödemeleri ve gecikme cezalarını da yansıtmakta ve her üyenin ödeyeceği toplam aidatı göstermektedir. Yine bu bölümde üyelerinizden aldığınız tutarları girebileceğiniz bir alan bulunmaktadır. Bu alana veri girişi yaptığınızda sistem yine o aya ait eksik –fazla ve varsa gecikme cezalarını hesaplamakta ve bu oranları diğer aya yansıtmaktadır.

ÖNEMLİ BİR UYARI: Yukarıda belirttiğimiz gibi program döngüsel sayfalardan oluşmaktadır. Yani siz bir aya ait gider girdiğinizde sistem o aya ait aidatları üyelerinize aylık gelirler sayfalarında otomatik paylaştırmaktadır. Program bu verileri yani üye başına düşen aidatlara göre eksik fazla veya gecikme cezalarını sürekli ve her sayfada ayrı ayrı hesaplamaktadır.  Bu durumda sadece ilgili aya ait olması gereken eksik fazla veya gecikme ceza hesaplamaları Aralık ayına kadar her ayda gözükmektedir. Bu durum sizi korkutmasın. Çünkü bu programın doğal işleyişidir. Siz üyelerinizin ödediği aidatları girdikçe sistem bu verileri sürekli güncelleştirmektedir. Bunun  yanında sistemin doğal çalışması ve hata vermemesi için Ocak ayına ait eksik fazla veya gecikme cezalarını elle girmeniz gerekmektedir. Bu sadece Ocak ayına has bir durumdur. Diğer aylarda bunu yapmanıza gerek yoktur. Bunu bir örnekle anlatmaya çalışalım.

Örneğin Ocak ayında 5000 TL’lik sabit gider girdiniz program bu gidere göre her üyeye eşit miktarda aidat paylaştırmakta ve Ocak gelir sayfasında göstermektedir. Siz Ocak ayına ait gider girdiğiniz ama aidat daha toplamadığınız için program her üyenin aidatını gecikmeli görmekte ve gecikme cezası yansıtmaktadır. Yansıtılan her eksik ödeme ve gecikme cezası programın döngüsel çalışmasından dolayı bir sonraki ayı şubat ayını da etkilemektedir. Yani orada da eksik ödeme ve gecikme cezalarını göreceksiniz. Bu durum  Aralık ayına kadar artarak devam etmektedir. Ama daha öncede söylediğim gibi bu durum korkulacak veya telaş edilecek bir durum değildir. Zira siz topladığınız aidatları girdikçe sistem kendini güncelleştirmekte ve durumu sürekli düzeltmektedir. Örnek resimleri aşağıda görebilirsiniz.

Örneğin aşağıdaki resimde girilen 5000 TL’lik gider üyelerinize eşit olarak paylaştırılmıştır. Ama daha aidat toplamadığınız için sistem bunu eksik ödeme olarak görmekte ve gecikme cezası uygulamaktadır.

Aynı durumu Şubat ayına ait gelir sayfasını da etkilemektedir. Yani eksik ödemeler ve gecikme cezaları burada artarak yansıtılmaktadır. Bu durumu aşağıdaki resimde görebilirsiniz. Bu durum Aralık ayına kadar devam etmektedir.

Şimdi üyelerimizden eksik veya fazla aidatları topladığımızı ve sisteme girmeye başladığımızı varsayalım ve programdaki değişiklikleri resimlerle görmeye çalışalım.

Örneğin aşağıdaki resim ocak ayı gelirlerine ait. Burada 1.2.3.4. üyeleriniz aidatlarını eksik ya da fazla ödemişler ve program bakın kendini nasıl güncellemiş.Eksik ödemeler güncelleştirilmiş ve varsa fazla ödemeler hesaplanmıştır. Sistem kısacası değer girdikçe sürekli kendini güncelleştirmektedir.

Gördüğünüz gibi fazla ödeme yapanların fazla ödemeleri ve eksik ödeme yapanların eksik ödemeleri programa yansıtılmış ve program kendini güncelleştirmiştir.

Aynı durum şubat ayı içinde geçerlidir. Örneği aşağıdaki resimde görebilirsiniz. Eksik ödemelere cezalar yansıtılıp şubatta gösterilirken fazla ödemeler şubat ayı aidatından düşülmek üzere bekletilmektedir.

Kısacası yöneticinin yapması gereken ilgili aya ait veri girişini yapmaya devam etmesidir. Program kendini güncelleyecektir. Bunun yanında sadece Ocak ayına ait eksik fazla ve gecikme cezalarını elle girmeyi de unutmamak gerekiyor.

SICAK SU:

Ana sayfada bulunan sıcak su butonuna tıkladığınızda sıcak su veri girişini yapabileceğiniz sayfaya yönlendirilirsiniz.  Bu sayfada aylara ait son endeksleri girmeniz yeterlidir. Yine Sadece Ocak ayına ait veri girişi yapmadan “EN SON ENDEKSLERİ GİRİNİZ” Bölümüne aralık ayına ait son endeksleri girmeniz gerekmektedir. Bu durumda yine programın düzgün çalışması için gereklidir. Sistem son endekslerinizi girdikçe önceki ay endeksinden çıkarmakta ve 5 TL ile veya sizin bize bildireceğiniz oranlarla çarpmaktadır. Yine sıcak su tutarlarını  hem burada hem de gelirler sayfasında görebilirsiniz. Burada da mavi kutucuklu yönergeler size yardımcı olacaktır.

AYLIK GELİR RAPORLARI:

Ana sayfada bulunan aylık gelir butonuna tıkladığınızda aylık gelir rapor sayfasına geçersiniz. Burada en üst bölümde bulunan “LİSTEDEN AY SEÇİNİZ” kısmından hangi ayı istiyorsanız seçebilir ve üyelerinize ait dökümler alabilirsiniz. Yine bu sayfayı dilerseniz yazdırabilir ve üyelerinizin görebileceği bir alana asabilirsiniz.

AYLIK GİDER DÖKÜM:

Ana sayfada bulunan aylık gider butonuna tıkladığınızda aylık gider rapor sayfasına geçersiniz. Burada da en üst bölümde bulunan “LİSTEDEN AY SEÇİNİZ” kısmından hangi ayı istiyorsanız seçebilir ve o aya sabit gider ve demirbaşlarınıza ait dökümler alabilirsiniz. Yine bu sayfayı dilerseniz yazdırabilir ve üyelerinizin görebileceği bir alana asabilirsiniz.  (HATIRLATMA: Aylık gider rapor kısmında sadece sabit giderleri ve demirbaş giderlerine ait ayrıntıları görebilirsiniz. Eğer dilerseniz bize iletmeniz halinde doğal gaz ve personel giderleri de burada görülebilir.)

Apartman Yönetim Programı 1.0 tamamen apartman yöneticilerinin kolay kullanması için tasarlanmış bir programdır. Bir müddet kullandığınızda bu kolaylığı sizde göreceksiniz. Yapmanız gereken giderlerinizi  ve topladığınız aidatları girmek. Gerisini program sizin için yapacaktır. Programla ilgili soru görüş, önerilerinizi  ve program alma taleplerinizi bize konyatoptanci@gmail.com adresinden veya sitemizdeki iletişim adresinden iletebilirsiniz. 

Apartman Yönetim Programı Ücreti Sadece: 25 TL